POLITICA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION DE AdM S.A.S

ADM S.A.S, dando cumplimiento a lo reglado en el artículo 17 literal K de la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, ha desarrollado la presente Política de Tratamiento de la Información con el fin de garantizar la adecuada recolección, uso, almacenamiento y, en general, la seguridad de los datos personales recolectados dentro del giro ordinario de sus actividades, así como fijar los criterios para el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares de la información. De esta manera, ADM S.A.S velará porque los encargados y usuarios autorizados para el tratamiento, den cabal cumplimiento a lo aquí establecido, a través de la implementación de las medidas y procedimientos internos adoptados por la empresa para tal efecto, con apego a las disposiciones legales y constitucionales. Así mismo, se advierte que aquel titular que autorice de manera previa, libre, expresa e inequívoca el tratamiento de sus datos personales, acepta la presente política de tratamiento de la información en los términos y condiciones establecidos

La presente política de privacidad se aplicará a su vez, al uso que nuestros clientes hagan sobre el sitio web de AdM S.A.S,www.adm-co.com

 

CONCEPTOS

 

Con el fin de conceptualizar el marco general de la presente política, a continuación se expresa la terminología básica utilizada respecto al tratamiento de la información de conformidad a lo establecido en la ley:

  •   Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 
  •   Base de Datos. Conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
  •   Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  •   Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con terceros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.
  •   Titular. Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento y quien se encuentra facultado para ejecutar las acciones que la ley le ha otorgado en materia de protección de datos.
  •   Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

El Responsable del Tratamiento en referencia a la Política de la Información desarrollada es ADM S.A.S, quien decidirá sobre el uso que se va a dar a los datos, la finalidad, los medios esenciales, la forma como se hará y en general, todo aquello relacionado con el tratamiento de los mismos.

 

  •   Domicilio Principal: Carrera 22 No 164-98 Bogotá Colombia
  •   Email: info@adm-co.com
  •   PBX 7457268.

 

BASES DE DATOS Y FINALIDADES

 

Para el normal desarrollo de su actividad comercial, organizacional y social, y en atención a las obligaciones adquiridas, ADM S.A.S efectúa el tratamiento de una serie de datos personales relativos a personas naturales en nombre propio o como representantes de una persona jurídica. Dichos datos personales son tratados para las finalidades que se refieren a continuación:

 

BASES DE DATOS ADM S.A.S

EMPLEADOS

-Incorporación y actualización en la base de datos,

-Gestión de la relación laboral,

-Gestión de la relación legal en la normatividad laboral,

-Gestión del personal misional y prácticas estudiantiles

-Cumplimento de las obligaciones legales y contractuales

PROVEEDORES

Incorporación y actualización en la base de datos.

-Gestión y mantenimiento de la relación contractual y comercial, 

-Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales

CLIENTES

-Incorporación y actualización en las bases de datos.

-Gestión y mantenimiento de la relación contractual y comercial, 

-Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales

 

ADM S.A.S compartirá la información de las bases de datos con proveedores, contratistas y en general con terceros, sólo si fuese necesario. De esta manera, el titular que autoriza el tratamiento de sus datos personales a ADM S.A.S, declara conocer esta circunstancia y aceptarla previa, libre, expresa e inequívocamente.

DATOS QUE SE RECOGEN

 

Los tipos de datos almacenados varían dependiendo de la relación del cliente con AdM S.A.S y los productos, servicios y beneficios ofrecidos. Si usted compra productos en AdM S.A.S, necesitamos capturar información personal como:

1. Nombre apellido o razón social

2. No. De Identificación o NIT

3. Dirección de envió y Ciudad

4. Dirección de Correo Electrónico.

5. Número telefónico o celular

 

En el momento en que usted nos otorga su consentimiento, de forma verbal o escrita, nos concede la facultad para efectuar un tratamiento a sus datos personales, en los términos que Usted los acepta, así, garantizamos que su información no tendrá usos distintos a los previamente acordados. También podemos recoger información personal para ayudarnos a identificar formas en que podemos ofrecerle un mejor servicio, tales como proporcionarle información sobre nuestros productos y servicios con mayor eficacia. A menos que usted nos indique lo contrario, AdM S.A.S puede utilizar la información personal sobre usted para fines de marketing y de investigación. Puede informarnos sobre esto en cualquier momento, todo lo que tiene que hacer es ponerse en contacto con AdM S.A.S si ya no desea recibir material de marketing (la información de contacto de nuestro personal de servicio al cliente se encuentran abajo).

 

COMO SE USAN LOS DATOS RECOGIDOS

 

Utilizamos esta información para entender sus necesidades y poder ofrecerle un mejor servicio, y en particular por las siguientes razones:

1. Recopilación y procesamiento de la información

2. Verificación de datos y referencias.

3. Análisis de ofertas comerciales.

4. Vinculación a la base de datos de proveedores o clientes

5. Informarle de nuevos productos, colecciones o datos de interés de nuestras marcas distribuidas y/o vendidas.

6. Informarle de nuevas marcas incluidas en nuestro portafolio de productos.

7. Informarle acerca de promociones o descuentos en nuestros productos o servicios.

8. Informarle de eventos, noticias o novedades relacionadas a los deportes al aire libre y/o cualquier otra actividad que pueda ser de interés para Ud.

AdM S.A.S no vende información personal sin su consentimiento, sin embargo, AdM S.A.S podría divulgar su información personal en ciertas circunstancias limitadas como:

 

DIVULGACION DE INFORMACIÓN

 

Uno de nuestros principios fundamentales dice que sus datos serán tratados confidencialmente. Nosotros no venderemos sus datos a terceros. Si lo exige la ley, sus datos serán revelados a terceros. Nosotros podremos utilizar proveedores de servicios y procesadores de datos que trabajen en nombre de  AdM S.A.S, en este caso,  se divulga su información personal a terceros contratistas y proveedores de servicios que nos ayudan a operar nuestros sistemas informáticos, enviar nuestro correo físico o correo electrónico y empresas que realizan análisis de datos para atributos de grupo demográfico de las personas, tales como "géneros de interés”.

Tenga en cuenta que de conformidad con la Ley 1581 de 2012, usted no esta obligado a proporcionarnos datos sensibles, ni a autorizarnos para efectuar su tratamiento, en ejercicio de la salvaguarda de sus derechos, hemos dispuesto los canales pertinentes para que usted puede consultar que tipo de información poseemos y en uso de las facultades de acceso, rectificación, corrección, oposición o supresión, elevar las peticiones que considere pertinentes.

Por otro lado, queremos informarle que AdM S.A.S extrae la información de los registros recogidos para obtener datos colectivos. Estos datos colectivos no identifican a los clientes. AdM S.A.S utiliza los datos colectivos para fines de investigación y puede compartir los datos con terceros.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES ADM S.A.S,

 

Se compromete observar y respetar los derechos de los titulares de la información relacionados a continuación, así como las demás garantías fijadas por ley y la autoridad competente: 

 

  •   Informar al titular, sobre el uso, finalidad y los datos personales recabados por ADM S.A.S.
  •   Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
  •   Permitir, cada mes calendario y sólo por una vez, el acceso de forma gratuita a los datos personales del titular o cuando existan modificaciones sustanciales a la presente política de tratamiento de la información.
  •   Dar trámite conforme a la ley y la presente política, a las consultas y reclamos ejercidos por el titular.
  •   Solicitar la supresión del dato o la revocatoria de la autorización, cuando no exista algún deber legal o contractual que imponga a ADM S.A.S el deber de tratamiento de la información.

 

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS COMO TITULARES

 

Se encuentran legitimados para el ejercicio de los derechos el titular, sus causahabientes o representante y/o apoderado, tal como lo establece el art. 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, elevando o presentando la respectiva solicitud a través de los siguientes canales:

 

  1.     Correo electrónico: info@adm-co.com.com
  2.     Línea telefónica: (1) 745 7268
  3.     Página web www.adm-co.com,  mediante el vínculo contáctenos. Escrito dirigido a la Carrera 22 No 164-98, Bogotá - Colombia.

 

La comunicación, cuyo contenido se detalla a continuación, debe dirigirse al Departamento de Recursos humanos de ADM S.A.S, dependencia encargada de atender las peticiones de Consulta y Reclamo:

 

  1.     Nombres y apellidos del titular.
  2.     Copia del documento de identidad del titular o causahabiente, o en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal condición o representación.
  3.     Contenido de la solicitud, describiendo de forma clara y precisa los datos personales respectos de los que el titular desea ejercitar sus derechos.
  4.     Dirección de notificación y teléfono de contacto del titular.
  5.     Documentos que soportan la solicitud, en caso de ser necesario.

 

CONSULTA

Las personas legitimadas podrán consultar la información personal que reposa en nuestra base de datos a través de los siguientes mecanismos:

• Si usted es un cliente en línea, puede acceder o corregir la información personal ingresando a nuestro sitio web www.adm-co.com, ingresando con su usuario o escribirnos a nuestro correo electrónico habilitado para estos fines info@adm-co.com.

• Si no es cliente en línea puede comunicarse mediante una solicitud por escrito y enviarla a través de los correos info@adm-co.com en la que incluya su solicitud, su número de teléfono o cualquier otro dato de contacto y adjunte una copia de su documento de identificación o el que acredite la legitimación.

 

ADM S.A.S atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

RECLAMO

Recibida la solicitud ADM S.A.S resolverá la petición del reclamo, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, a contar desde la recepción de la solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de que el reclamo resultara incompleto, ADM S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando alcance al principio de seguridad que regula el Tratamiento de la Información, ADM S.A.S, ha implementado las medidas, políticas y procedimientos técnicos, humanos y administrativos necesarios para proteger los registros de datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

VIGENCIA

ADM S.A.S tratará los datos personales contenidos en las bases de datos de su titularidad, durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad en razón de la que son recabados los datos.

 

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales, ADM S.A.S procederá, ante solicitud previa y expresa, a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.

 

De ahí que no exista un periodo de vigencia determinado para el tratamiento de las bases de datos personales. La presente política de tratamiento de la información entra a regir a partir del mes de marzo de 2017.

 

AVISO POR CAMBIOS EN AVISO DE PRIVACIDAD

Cualquier cambio en los Términos y Condiciones y en el Aviso de Privacidad se notificará por medio de un correo electrónico al email que el usuario ingresó en el formulario de registro; y será publicado en nuestro Sitio web; con acceso directo a los textos completos.

AdM S.A.S enviará la notificación de la modificación o cambio del Aviso de Privacidad al correo que utilizo para registrarse, en el entendido que no será responsabilidad de AdM S.A.S si dicho correo fue dado de baja.

 

AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. AdM S.A.S en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

 

Forma y mecanismos para otorgar la autorización

La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será emitida por AdM S.A.S y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

a) Quién recopila (responsable o encargado)

b) Qué recopila (datos que se recaban)

c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)

d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados

e) Si se recopilan datos sensibles

 

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

 

AdM S.A.S protege la información personal que recoge en una base de datos segura, en formato de datos de propiedad, que sólo se pueden leer con herramientas propietarias.

Además, tomamos medidas razonables para destruir de manera definitiva la información personal cuando ya no se necesite. También impone estrictos requisitos de seguridad y confidencialidad en todas las terceras partes en cuanto a cómo almacenar y manejar su información personal

 

Transacciones Anónimas

En caso de que sea legal y posible hacerlo, los clientes pueden realizar transacciones con AdM S.A.S sin proporcionar información personal. Los clientes que deseen comprar sin proporcionar información personal pueden hacer una transacción en efectivo en cualquiera de los puntos de AdM S.A.S. Sin embargo, si no recogemos información personal acerca de usted en el punto de venta, no vamos a poder comunicarnos con usted.

 

Información de Individuos que no son clientes

A veces, AdM S.A.S necesita recopilar información personal acerca de individuos que no son clientes. Esto suele ocurrir cuando recogemos los datos de contacto y nombre comercial de una persona en algun evento relacionado con nosotros.

 

Cuestiones de la Privacidad en Línea

En la medida en que esta Política de Privacidad se aplica a las cuestiones de privacidad en línea, este debe ser leído como parte de los términos de uso de nuestro sitio web. Cuando usted compra con AdM S.A.S, ya sea en línea o de otra manera, AdM S.A.S toma en serio sus obligaciones de privacidad.

Este apartado está destinado a proporcionar más información acerca de la privacidad de los usuarios de nuestro sitio web.

En general, AdM S.A.S se encargará de la información personal recopilada en línea coherente con el modo en que se trata la información personal recopilada personalmente.

En resumen, utilizamos la información personal recopilada en línea para ofrecerle nuestros productos y servicios (por ejemplo, para procesar sus compras en línea), para contactarlo en el caso de querer informarle acerca de algún nuevo producto, descuentos, etc.

Otros asuntos específicos de manejo de información personal en línea se exponen a continuación:

 

Seguridad en las transacciones en línea

Si usted hace una compra a través de nuestra página web, procesamos los datos de su tarjeta de crédito de forma segura a través de Internet mediante un sistema de seguridad de Internet a traves de pagosonline.com

 

Enlaces a otros sitios web

A veces nuestro sitio web contiene enlaces a sitios web de terceros, para su conveniencia e información. Cuando acceda a un sitio web diferente a www.adm-co.com, por favor entienda que AdM S.A.S no se hace responsable de las prácticas de privacidad de ese sitio. Le sugerimos que revise las políticas de privacidad de cada sitio que visita.

 

Información adicional sobre Privacidad y como contactar a AdM S.A.S

AdM S.A.S puede cambiar su Política de Privacidad en cualquier momento. AdM S.A.S pondrá a disposición esta política a cualquier persona que lo solicite, ya sea en nuestras oficinas, puntos de venta o a través de nuestro sitio web.  Para más información sobre su privacidad y la protección del consumidor visite: www.sic.gov.co. Si usted siente que AdM S.A.S no está cumpliendo con esta Política de Privacidad, o si tiene otras preocupaciones de privacidad, por favor contacte a nuestro personal de servicio al cliente (utilizando los datos de contacto a continuación):

a.    Por correo electrónico a info@adm-co.com.

b.    Por carta a Cra 22 # 164-98 P2. Bogotá, Colombia.